List motywacyjny

List motywacyjny niejednokrotnie sprawia kandydatom do pracy wiele problemów. Mimo że nie zawsze jest konieczny, na ogół go piszemy, chyba że pracodawca wyraźnie zaznacza, że nie jest potrzebny. List motywacyjny ma za zadanie przedstawić te zalety kandydata, które z różnych przyczyn w CV się nie zmieściły. Czasami jednak kandydaci do pracy list motywacyjny traktują jak drugą wersję CV. O ile na ogół CV są napisane poprawnie, o tyle dobrze napisane i przemyślane listy motywacyjne zdarzają się rzadko. Struktura listu motywacyjnego powinna zawierać elementy stałe (podstawowe), ale też należy zadbać o subiektywizm i unikanie schematu.

Każdy list motywacyjny powinien mieć określoną strukturę, na którą powinny się składać następujące elementy:

Nagłówek

Konieczna, a czasami pomijana, jest aktualna data (prawy górny róg) oraz nagłówek „List motywacyjny” (na środku). Powyżej nagłówka, z lewej strony umieszczamy dane personalne kandydata do pracy – imię, nazwisko i dane kontaktowe.

Adresat

Częstym błędem czy przeoczeniem jest brak adresata, co może sugerować, że list został napisany ogólnie i wysyłany jest do każdej firmy bez wyjątku w niezmienionym stanie. To zaś nie przekonuje, że kandydat jest zmotywowany do pracy w danej firmie. Innym błędem jest wysłanie listu motywacyjnego z nieprawidłowym adresatem.

Odniesienie się do oferowanego stanowiska pracy

Przygotowując list motywacyjny, warto podać nazwę stanowiska, na jakie aplikujemy, lub numer referencyjny ogłoszenia (można go umieścić pod danymi personalnymi). Jest to wskazówka dla pracodawcy, że kandydat świadomie ubiega się o dane stanowisko pracy. Numer referencyjny pozwala rekrutującemu na prawidłowe i sprawne zarządzanie zgłoszonymi dokumentami aplikacyjnymi. List motywacyjny powinien szerzej przedstawić osobę starającą się o pracę, przekonać pracodawcę do tego, że ma ona odpowiednie kwalifikacje do wykonywania zadanych obowiązków. List motywacyjny ma zwiększać szansę na spotkanie się z pracodawcą bezpośrednio. Powinna do tego zachęcać i przekonywać jego treść i forma.

Autoprezentacja

Pracodawca w ogłoszeniu umieszcza na ogół określone wymagania oraz prezentuje zakres zadań, jakie wykonywać będzie pracownik na wakującym stanowisku pracy. Podstawową zasadą jest odniesienie treści listu do ogłoszenia. Należy przygotowywać list zgodny z ofertą – list powinien być pisany specjalnie dla danej oferty. Informacje zawarte w ogłoszeniu najczęściej wskazują obowiązki zawodowe kandydata na określonym stanowisku, wymagania i oczekiwania pracodawcy. W liście motywacyjnym należy więc odnieść się do treści ogłoszenia, uzasadniając przydatność posiadanej wiedzy i kwalifikacji zgodnych z oczekiwaniami pracodawcy. Można tego dokonać m.in. poprzez:

  • informację o posiadanej i odpowiedniej do wymogów stanowiska wiedzy zawodowej,
  • opis wykonywanych już zadań o podobnym charakterze,
  • prezentację sukcesów, jakie osiągnęliśmy w pracy na podobnym stanowisku,
  • nawiązanie do dotychczasowych doświadczeń zawodowych, które pozwolą skutecznie realizować wymagane zadania na oferowanym stanowisku.

Pisząc list motywacyjny i dokonując swoistej autoprezentacji, należy pamiętać, aby:

  • nie opisywać doświadczeń i umiejętności, które nie są związane z ofertą pracy,
  • nie powtarzać danych z CV.

Uzasadnienie decyzji, motywacja

W części uzasadniającej listu motywacyjnego kandydat nie musi wyrażać sztucznego zachwytu nad marką pracodawcy czy jego firmą. Większość rekruterów zdaje sobie sprawę z tego, że osoba poszukująca pracy wysyła dokumenty aplikacyjne do wielu pracodawców. Natomiast w uzasadnieniu motywacji zatrudnienia w danej firmie należy wykazać dobrą jej znajomość. Można napisać, że zainteresowała nas oferta pracy danej firmy ze względu np. na zakres i profil działalności, przewidywane możliwość rozwoju kompetencji, nowe wyzwania czy możliwość spotkania ciekawych klientów, których firma obsługuje.

Podpis

Należy pamiętać o złożeniu podpisu. W zakończeniu wskazana jest standardowa formuła grzecznościowa: „Z wyrazami szacunku”, „Z poważaniem”.

„Złote zasady” dobrego listu motywacyjnego
Dobry list motywacyjny poza datą, adresatem i nagłówkiem powinien zawierać sześć ważnych informacji:

  • informację, na jakie ogłoszenie odpowiadamy (gdzie umieszczone, kiedy), na jakie stanowisko aplikujemy (nazwa stanowiska z ogłoszenia lub numer referencyjny),
  • wyjaśnienie, dlaczego aplikujemy na to właśnie konkretne stanowisko, z podaniem przykładów ze swojego wykształcenia lub pracy zawodowej popierających ten wybór,
  • wyjaśnienie, dlaczego chcemy pracować akurat w tej konkretnej firmie (podajemy motywację do pracy, wymieniamy atuty i mocne strony danego przedsiębiorstwa, by pracodawca miał przekonanie, że znamy jego firmę i włożyliśmy wysiłek w przygotowanie listu motywacyjnego),
  • uzasadnienie, dlaczego jesteśmy najlepszym kandydatem na to stanowisko, z poparciem swoich motywów przykładami, wypisaniem cech, które przydadzą się w pracy na tym stanowisku,
  • uzasadnienie, co firma zyska, zatrudniając właśnie nas (przedstawiamy pracodawcy swoje pomysły na rozwój jego firmy – innowacje),
  • zapewnienie o chęci spotkania na rozmowie kwalifikacyjnej w dogodnym dla pracodawcy terminie.

Ponadto warto pamiętać, że:

  • list motywacyjny powinien mieścić się na jednej stronie,
  • nie powielamy informacji zawartych w CV,
  • powinniśmy używać czytelnej czcionki – Arial lub Times New Roman o wielkości 12–14 pkt,
  • do wydruku powinniśmy używać zwykłej białej kartki papieru,
  • nie powinnismy stosować ozdobników, wzorów i kolorowych czcionek,
  • dokument powinien być czysty, estetyczny i schludny (powinien mieć odpowiedni układ strony – wyśrodkowanie),
  • list musi odpowiadać na konkretną ofertę pracy – dobrego listu motywacyjnego nie wyśle się do dwóch różnych pracodawców bez wprowadzenia w nim zmian,
  • nie powinno się kopiować szablonów wziętych z internetu,
  • dokument nie może zawierać błędów ortograficznych, stylistycznych, gramatycznych oraz  pomyłek w nazwie stanowiska lub firmy – przed wysłaniem powinny go przeczytać co najmniej dwie osoby.

W załączeniu prezentujemy przykładowy wzór listu motywacyjnego w formacie PDF.

 
Platforma OLZA współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.